Zakelijke e-mail: Google Workspace of Microsoft 365?
Mailen vanaf je eigen domein hoort bij een serieus bedrijf. De twee grote keuzes zijn Google Workspace en Microsoft 365. Beide zijn goed. De juiste keuze hangt minder af van de mail zelf dan van hoe je team verder werkt.
Wat ze gemeen hebben
Mail op je eigen domein, een gedeelde agenda, opslag in de cloud, videobellen en goede beveiliging met inloggen in twee stappen. Bij beide betaal je per gebruiker per maand, rechtstreeks aan Google of Microsoft.
Kies Microsoft 365 als
- je team met Word, Excel en Outlook werkt en dat wil blijven doen
- je klanten en leveranciers je Office-bestanden sturen
- je laptops en rechten centraal wilt beheren
- je met Teams werkt, of je klanten dat doen
Kies Google Workspace als
- je team vooral in de browser werkt en met meerdere mensen tegelijk in één document zit
- je weinig met zware Excel-bestanden doet
- je een klein team hebt dat het eenvoudig wil houden
- iedereen al gewend is aan Gmail
Waar je op let
- Inloggen in twee stappen voor iedereen, vanaf dag één.
- De instellingen van je domein (SPF, DKIM en DMARC). Kloppen die niet, dan belandt je mail bij klanten in de spam.
- Wie beheerder is. Dat moet iemand van je eigen bedrijf zijn, niet alleen je leverancier.
- Wat er gebeurt als iemand uit dienst gaat: mailbox bewaren, doorsturen, licentie stoppen.
Verhuizen zonder mail kwijt te raken
Bij een verhuizing gaan oude mail, agenda en contacten mee. Het spannende moment is het omzetten van het domein: vanaf dan komt nieuwe mail op de nieuwe plek binnen. Doe dat buiten kantoortijd, en controleer daarna of mail van buiten aankomt en of jouw mail bij anderen niet in de spam valt.
Wat wij rekenen
Opzetten kost € 195 voor Google Workspace en € 295 voor Microsoft 365, eenmalig en excl. btw. De licenties betaal je tegen het tarief van Google of Microsoft.