Processen automatiseren in het mkb: waar begin je?
Iedereen wil automatiseren. De meeste bedrijven beginnen bij de verkeerde vraag: welke tool hebben we nodig? De betere vraag is: wat doen we elke week opnieuw, met de hand, zonder dat er iemand over hoeft na te denken?
Stap 1: schrijf op wat er gebeurt
Loop één week mee met je eigen bedrijf. Van aanvraag tot betaalde factuur: wie doet wat, in welk systeem, en wat wordt er overgetypt? Je hoeft geen proces te tekenen. Een lijst is genoeg.
Toen wij dat voor ons eigen hoveniersbedrijf deden, kwamen we op 23 dingen die een kantoor doet. Bijna alles bleek voor te bereiden door een computer.
Stap 2: kies wat het meeste oplevert
Een taak is geschikt om te automatiseren als hij aan drie dingen voldoet.
- Hij komt vaak terug: elke dag of elke week.
- Hij volgt vaste regels. Als A, dan B.
- Een fout is vervelend, maar niet onherstelbaar.
Waar het vaak begint
- Aanvragen van de website die vanzelf in je klantsysteem komen, met een taak voor de opvolging.
- Offertes en facturen die uit dezelfde gegevens worden opgebouwd, zodat niemand iets overtypt.
- Herinneringen voor openstaande offertes en facturen.
- Een planning die klanten vanzelf een bevestiging stuurt.
- Rapporten die elke maand klaarstaan in plaats van gemaakt moeten worden.
Laat de mens beslissen
Automatiseren betekent niet dat alles vanzelf de deur uitgaat. Laat de computer klaarzetten en een mens goedkeuren, zeker bij alles wat een klant ziet. Dat scheelt het meeste werk en houdt de controle bij jou.
De valkuil: nog een systeem erbij
Elke nieuwe tool lost één probleem op en voegt een inlog, een licentie en een plek met gegevens toe. Kijk eerst wat je bestaande systemen al kunnen en wat je kunt koppelen. Waar standaardsoftware echt tekortschiet, is een eigen systeem op maat tegenwoordig veel sneller gebouwd dan een paar jaar geleden.